メールの誤送信したときのお詫び対応、まずすべきこととは

仕事で取引先に送るはずのメールを別の取引先に送ってしまった、社内の機密情報を含むメールを誤って顧客に送ってしまった、顧客の個人情報を含むメールを無関係な会社の宛先に送ってしまった。 内容によっては、もしかしたらクビになるのではないか、というようなぞっとするような状況ですが、こんな時どうすれば良いのでしょうか。 現代はビジネスシーンにおいても個人のライフシーンにおいても、文書のやり取りが紙ではなく電子メールでやり取りされることが非常に多いです。 発信してしまった電子メールは相手が受け取ってしまえばこちらで行える削除方法はありません。 相手に削除してもらう以外にないのです。 メールの内容によっては重大な問題につながることもあります。 メールを誤送信してしまった時にまずするべきことを紹介していきます。 メールを誤送信したときにまず行うべきこと メールの内容に関わらず、送るべき相手を間違えてメールを送ってしまったら、まずはお詫びの連絡をすぐにしましょう。 誤って宛先のccやbccに入れてしまった場合も同様です。 可能であれば電話でお詫びを伝える方が良いです。 すぐに連絡を行えば相手がメールを未開封である場合も多く、お詫びとともにメールを削除してもらうようお願いすることが出来るからです。 また相手への礼儀という面でもしっかりと電話でお詫びを伝えた方が相手からの印象も悪くなりにくいです。 その後改めてお詫びのメールを送っておきましょう。 職場でのメールの誤送信であれば、同時にすぐに上司に報告をしましょう。 社内の機密情報の漏洩により自分では思ってもいないような損害を会社に与えてしまったり、会社が社会的信用を失う結果になったりすることも考えられます。 個人情報の漏洩については日々ニュース等でも見る様に、大きな問題として取り上げられ、会社の社会的信用の低下や業務の一部停止処分、損害賠償の支払い等、大きな損害を会社に与ええかねません。 また個人情報を扱う業者には、情報漏洩が発生した際には個人情報保護委員会に対する報告義務や対応、改善内容の報告が法律で定められています。 自身で判断せずに、必ず早急に上司に判断を仰ぎましょう。 対応完了後には必ず再発防止のための対策を行いましょう。 なぜ誤送信をしてしまったのか原因を分析し、再発防止に努めることが肝心です。 メール誤送信に対するお詫びの例
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